Mire figyelj székhelyszolgáltatás esetén?
Miért fontos a székhely?
A cégek esetén, legyen az betéti társaság, korlátolt felelősségű társaság vagy más formában működő cég, kötelező a székhely. Székhely nélkül egyetlen céget sem lehet bejegyeztetni. De nem csupán az alapításkor kell székhelyről gondoskodni, később sem maradhat a társaság székhely nélkül.
A székhely nem más, mint a cég hivatalosan bejegyzett irodája és egyben a cég hivatalos levelezési címe.
Ha egy hivatalos levelet ide küldenek, akkor az megfelelően kézbesítettnek minősül még akkor is, ha azt senki nem veszi át.
Egyáltalán nem mindegy, hogy hol is van a cég székhelye. Csak olyan ingatlan lehet a cég székhelye, amit a cég jogszerűen használhat.
A használat történhet tulajdonosként, bérlőként, szívességből, mint szívességi használó vagy akár székhelyszolgáltatás keretében is.
Mit jelent a székhelyszolgáltatás?
Amennyiben a cég tulajdonosai sem saját ingatlanban, sem bérleményben nem szeretnék a cég székhelyét biztosítani, lehetőség van székhelyszolgáltatást is igénybe venni.
A székhelyszolgáltatás egy ezzel foglalkozó cég, szervezet által nyújtott szolgáltatás. Ilyenkor a székhelyszolgáltató megbízás keretében vállalja a székhely biztosítását. Ez azonban nem jelenti azt, hogy a szolgáltatást igénybe vevő cég a megadott székhelyet tényleges tevékenységeire is használhatná.
Ez tehát nem egy iroda bérlését jelenti. A székhelyszolgáltató a hivatalos székhelyet biztosítja, valamint köteles a székhelyszolgáltatásról szóló jogszabályban foglaltakat teljesíteni.
Mi történik a székhelyszolgáltatóhoz érkező hivatalos levelekkel?
A székhelyszolgáltatás lényege, hogy a cég hivatalosan elérhető legyen a székhelyként megjelölt címen. Maga a cég ténylegesen nem működik a megjelölt székhelyén, azonban biztosítani kell, hogy a cégnek címzett leveleket átvegyék.
A székhelyszolgáltató fő kötelezettsége a nála székhelyszolgáltatást igénybe vevő cégnek címzett postai küldemények átvétele. Különösen az üzleti és hivatalos iratok esetén kell ezt biztosítani.
Önmagában azonban a levelek átvétele még nem elegendő.
A székhelyszolgáltató a hozzá érkezett küldemények átvételéről 1 munkanapon belül köteles értesíteni a címzett céget.
Fontos, hogy a székhelyszolgáltató általi átvétel időpontja lesz a hivatalos kézbesítés időpontja. A kézbesítéshez fűződő határidők tehát attól kezdve ketyegnek. A székhelyszolgáltató általi átvétel tehát olyan, mintha maga a címzett cég vette volna át a levelet. Éppen ezért lényeges, hogy a székhelyszolgáltató a lehető leggyorsabban értesítse a céget a küldemény átvételéről, a címzett cég pedig minél előbb tegye meg a további szükséges intézkedéseket.
Mire figyelj székhelyszolgáltatás esetén?
Fontos, hogy megfelelő körültekintéssel válaszd ki a székhelyszolgáltatót, ha így szeretnéd a céged székhelyét biztosítani. Mint sok esetben, itt sem elegendő csak az árra figyelni.
- Mindenképpen érdemes ellenőrizni, hogy a székhelyszolgáltatás helyeként megjelölt ingatlan megfelelő-e. Fő szabály szerint székhelyszolgáltatásra olyan ingatlan szolgálhat, ami a székhelyszolgáltató kizárólagos tulajdonában áll, vagy arra olyan használati joggal rendelkezik, ami a földhivatalnál is bejegyzésre került. Ez az ingatlan tulajdoni lapja alapján ellenőrizhető. Más esetben is jogszerű lehet a székhelyszolgáltatás, ahhoz azonban már további feltételeket is teljesítenie kell a szolgáltatást nyújtó cégnek.
- A székhelyszolgáltatásra vonatkozó megbízási szerződést írásba kell foglalni.
- A szerződés fő szabály szerint nem lehet határozott idejű. Ez alól kivétel, ha maga a szolgáltatást igénybe vevő cég is határozott időre alakult. Ez azonban elég ritka.
- A szerződésben a felek hiába írnák elő, hogy jogosultak azt bármikor rendes felmondással megszüntetni. A szerződés megkötésétől számított 1 éven belül a rendes felmondás nem gyakorolható. Ezt ugyanis jogszabály
- A szerződésnek tartalmazni kell azokat az iratokat, amelyeket a cég a székhelyszolgáltatónál akar őrizni. Amit mindenképpen itt kell tartani azok a cégiratok, hatósági engedélyek, az adóhatósághoz történő adatbejelentéssel összefüggő iratok és a cég számviteli beszámolói.
- A székhelyszolgáltató a tevékenységét a NAV felé is köteles bejelenteni. Amennyiben a székelyszolgáltató a bejelentési kötelezettségét nem teljesítette, akkor az adóhatóság a szolgáltatást igénybe vevő céget fogja felszólítani, hogy gondoskodjon megfelelő székhelyről. Ha ezt időben nem teszi meg a cég, az bizony az adószáma törlését vonhatja maga után.
- A cégtábla sem maradhat el. A székhelyszolgáltató köteles biztosítani, hogy a cég cégtáblája az ingatlanon, közterületről jól látható helyen kerüljön elhelyezésre.
- A szerződés megszűnésekor a székhelyszolgáltató köteles a nála lévő iratokat átadni a cégnek.